Drei Tipps für die virtuelle Zusammenarbeit

Inhaltliche Nähe, räumliche Entfernung

Virtuell statt persönlich? So einfach ist es nicht! Funktionierende Werkzeuge und klare Regeln sind der Schlüssel für eine erfolgreiche Zusammenarbeit über Standorte hinweg.

Die Zusammenarbeit zwischen Agentur und Kunden verändert sich. Agile Methoden wie zum Beispiel Scrum oder Design Thinking heben die traditionelle Rollenverteilung auf, kurze Entwicklungszyklen erfordern die Abstimmung in regelmäßigen Abständen. Doch zur inhaltlichen Nähe kommt ein zweiter Faktor: die räumliche Entfernung. Nur selten arbeiten alle Beteiligten am gleichen Ort, da die Mitarbeiter an verschiedenen Standorten und/oder zu unterschiedlichen Zeiten tätig sind. Diese Lücke füllen technische Tools. Doch damit die Kommunikation möglichst reibungslos klappt, müssen drei Bedingungen erfüllt sein.

1. Technische Probleme klären

Telefonkonferenzen mit Störgeräuschen, halbherzige Screensharings mit Verbindungsabbrüchen und instabile Video-Konferenzen machen Meetings mühsam. Solche technischen Unzulänglichkeiten müssen nachhaltig geklärt werden, damit die Nutzung der Tools Spaß macht. Dazu gehört die Funktionsfähigkeit der Infrastruktur ebenso wie eine konsequente Behebung immer wieder auftretender „Bugs“.

2. Mitarbeiter schulen

Aus organisatorischer Sicht muss zu Beginn des Projektes festgelegt werden, welche Kommunikations-Werkzeuge für welche Zwecke eingesetzt werden. Für die Nutzung der vermeintlich „intuitiven“ Tools müssen alle Teilnehmer explizit geschult werden, um den gleichen professionellen Umgang zu erreichen.

3. Neue Kommunikationskultur etablieren

Durch diese Tools ändert sich auch die Kommunikationskultur: Für Mitarbeiter aus Kundenorganisationen, die sich intern auf Mailverkehr fokussieren, stellt die Zusammenarbeit in einem interaktiven Tool wie zum Beispiel JIRA eine Herausforderung dar, die nicht zu unterschätzen ist. Zudem stellen virtuelle Meetings besondere Anforderungen an Vorbereitung, Moderation und Durchführung, um alle Teilnehmer einzubinden. Und nicht nur bei Meetings ist Umdenken gefordert: Auch bei allen anderen Entscheidungen müssen Team-Mitglieder, die an anderen Standorten sitzen, aktiv einbezogen werden.

Eine ausführliche Version dieses Artikels hat internetworld.de veröffentlicht: So funktioniert die virtuelle Zusammenarbeit über Standorte hinweg.